Автоматизация формирования платежных поручений в 1С Бухгалтерии 3.0
Предлагаемая обработка предназначена для автоматизации формирования платежных поручений и расходных кассовых ордеров в 1с предприятии Бухгалтерии 3.0 1с предприятия. Интеграция ее в указанное ПО позволяет существенно снизить трудозатраты бухгалтера при работе с оплатой товара поставщикам, уменьшить вероятность возможных ошибок и, как следствие, сократить время на ее выполнение.
Для использования функции в журнале платежных поручений нажимаем кнопку “Оплатить”-> “Товары и услуги”. Появляется следующая форма:
Особенности рабочей таблицы обработки «Оплата поставщикам»
В отличие от стандартной формы в таблицу добавлены графы «Номер входящего документа», «Дата входящего документа», «Подразделение».
Срок оплаты рассчитывается по дате входящего документа.
Строки таблицы отображают суммы, которые должны быть оплачены. Это суммы задолженности. Они могут отличаться от сумм, рассчитанных в самих документах поступления товаров и услуг (номинальных сумм).
Авансовые платежи в таблице не отображаются, кроме тех случаев, когда есть превышение аванса (зачет аванса был больше, чем сумма выданных авансов (по счету 60.02)). В этих случаях в верхней части таблицы появляются строки с указанием контрагента и суммы превышения. Документ расчетов в таких строках отсутствует, а срок оплаты указан как 01.01.1000. Для таких строк невозможно создать платежное поручение, они приводятся для информирования, что указанная в них сумма также должна быть оплачена контрагенту. Для иллюстрации такой строки приводится следующий рисунок.
Поле «Итого оплатить» (внизу таблицы) содержит значение суммы всех задолженностей по строкам, отмеченным галочкой в левом столбце.
Изменения в таблице возникают при оплате накладной (: накладная -> платежное поручение -> банковская выписка), наличной оплате, появлении новых накладных поступления или возврата поставщику.
Выполнить независимый (не связанный с таблицей) платеж можно только в случае авансовых платежей (при этом в поле «Погашение задолженности» выписки можно указать значение «Не погашать»). Обычный независимый платеж , которые типовыми программами 1С считаются неоплаченными,
Следует иметь в виду, что изменения в таблице не происходят автоматически, чтобы увидеть изменения, необходимо обновить таблицу, нажав F5 или соотв. кнопку в меню.
Получение задолженности по контрагенту
При нажатии кнопки «Задолженность по контрагенту» будет выдан список накладных, относящихся к контрагенту, указанному в строке таблицы, подсвеченной курсором. (См. предыдущий рисунок)
Внизу таблицы в поле «Итого оплатить» указывается сумма по выданным для этого контрагента накладным.
Если интересующий контрагент не виден на текущем экране таблицы,строки по контрагенту можно вывести, используя расширенный поиск (подменю «Еще»). После расширенного поиска можно нажать кнопку«Задолженность по контрагенту» для получения правильной суммы в поле«Итого оплатить». Для возвращения к полному списку надо использовать «Отменить поиск».
Обработка возвратов поставщику
При запуске обработки «Оплата поставщикам» из формы списка документов «Платежные поручения» (но не при обновлении таблицы обработки по нажатию F5 или соответствующей кнопки) осуществляется обработка документов «Возврат поставщику», появившихся после последнего запуска обработки. Обрабатываются только проведенные документы возврата за 60 последних дней, отсчитанных от текущей даты.
Подходящая накладная поступления ищется в соответствии с заданными в документе возврата значениями склада, контрагента и подразделения организации.
Делается попытка «привязать» документ возврата к неоплаченному документу «Поступление товаров и услуг» с подходящей суммой и датой равной дате документа возврата. При неудаче, дата начинает уменьшаться в попытке найти поступление с подходящей суммой за предыдущие дни.
Если не удается найти документ поступления, сумма которого не меньше суммы возврата, документ возврата «привязывается» к нескольким документам поступления, что отражается в табличной части документа возврата.
Связь документа возврата и поступления можно увидеть при нажатии кнопки «Перейти к иерархическому списку связанных документов» в командной строке формы списка документов возврата или поступления.
При проведении документа возврата, формируются проводки в дебет счета 60.01 по каждому привязанному поступлению.
Суммы задолженности по документам поступления в рабочей таблице обработки уменьшаются на величину возврата. Если возврат был на всю сумму поступления, такой документ перестает отображаться в таблице.
Обработка наличных платежей
При запуске обработки «Оплата поставщикам» из формы списка документов «Платежные поручения» (но не при обновлении таблицы обработки по нажатию F5 или соответствующей кнопки) осуществляется обработка документов «Возврат поставщику», затем обрабатываются документы «Расходный кассовый ордер», появившиеся после последнего запуска обработки. Обрабатываются только проведенные документы РКО за 60 последних дней, отсчитанных от текущей даты.
Сначала делается попытка найти неоплаченный документ «Поступление товаров и услуг» соотв. контрагента на ту же сумму, дату иподразделение, что у РКО. При неудаче, дата начинает уменьшаться в попытке найти поступление с той же суммой и подразделением за предыдущие дни. Если поступление с суммой РКО не находится, то также от даты РКО с уменьшением ищется неоплаченное поступление с большей суммой. Если такое тоже не находится, то выдается соотв. сообщение.
Еще раз обращаю внимание, что программа оперирует не номинальной суммой документа поступления, а суммой задолженности по этому документу на данный момент, которая могла измениться с учетом оплаты или возврата по этому поступлению.
Если соотв. поступление найдено, то РКО оформляется как сделанное на основании этого поступления, также формируется проводка в дебет счета 60.01, в 3-е субконто которого записывается ссылка на это поступление.
Связь документа РКО и поступления можно увидеть при нажатии кнопки «Перейти к иерархическому списку связанных документов» в командной строке формы списка документов РКО или поступления.
Оплата накладной
Для оплаты накладной (документа поступления) необходимо сбросить все галочкии установить галочку в соотв. строке таблицы (самая левая графа).
Можно изменить сумму в графе «Задолженность». Если сумма уменьшается, то накладная будет оплачена частично, если увеличивается, то накладная оплачивается полностью, а сумма превышения идет как авансовый платеж.
Далее нажимается кнопка «Создать платежные поручения».
Можно отметить сразу несколько строк, при этом будут созданы платежные поручения по каждому контрагенту.
Если были отмечены строки по одному контрагенту, открывается форма созданного платежного поручения, если по нескольким – открывается журнал, где созданные платежные поручения подсвечиваются жирным шрифтом.
Платежные поручения создаются на основанииоплачиваемого документа поступления. Если платежное поручение создается для одного документа поступления, то связь можно увидеть по кнопке ««Перейти к иерархическому списку связанных документов», если для нескольких, то по нажатию кнопки «ОплНакл» формы платежного поручения.
В последнем случае сумма платежного поручения распределяется между оплачиваемыми документами поступления.
Банковский счет платежного поручения, с которого производится оплата, устанавливается в зависимости от подразделения организации, указанного в оплачиваемом документе поступления.
В созданном платежном поручении (и в последующей банковской выписке) , сумма может изменяться только в рабочей таблице обработки.
Перечень оплачиваемых накладных (номера входящих документов) указывается также в назначении платежа документа «Платежное поручение».
При попытке оплатить документ поступления, по которому уже было создано одно или несколько платежных поручений, но платежи еще не прошли по банку, проводится проверка. Если сумма новой оплаты и уже имеющихся неподтвержденных по банку платежей больше номинальной суммы документа поступления, выдается соотв. сообщение и платежное поручение не создается. В проверку не попадают платежные поручения, помеченные на удаление.
Списание с расчетного счета (выписка) должно создаваться на основании платежного поручения или при проведении по банку это происходит автоматически.
При проведении банковской выписки будут получены отдельные проводки по каждой оплачиваемой накладной поступления.
Как скорректировать задолженности
Задолженность по документу «Поступление товаров и услуг» может быть изменена.
Такая возможность предусмотрена для устранения расхождений между таблицей и реальной задолженностью контрагентов.
При нажатии кнопки «Установить задолженность» можно задать новую сумму задолженности, выбрать контрагента и документ поступления.
Нельзя указать задолженность больше номинальной суммыдокумента поступления.
Эта кнопка позволяет не только исправить задолженность по накладным из списка обработки «Оплата поставщикам», но и указать задолженность по накладной, которая ранее не отображалась в этом списке.
В данном режиме работы не осуществляется никакого контроля, вся ответственность за правильность действий лежит на пользователе!!!
Как привязать выписку
Если оплата была произведена в банке без предварительного оформления платежного поручения через таблицу данной обработки или имел местокакой-то другой случай оформления «независимой» выписки (кроме авансовых платежей), то можно оформить платежное поручение и «привязать» его к такой выписке.
В журнале банковских выписок «независимые» списания с расчетного счета помечены «##» в поле комментария (имеются в виду выписки, созданные после начала эксплуатации обработки «Оплата поставщикам»).
Платежное поручение оформляется через таблицу обработки. При этом надо подобрать накладные (можно менять сумму задолженности)на сумму созданной выписки и по соотв. контрагенту.
Далее нажимается кнопка «Привязать выписку», выбирается контрагент, созданное платежное поручение и соотв. выписка.
Как сбросить признак обработки
Когда обработка «Оплата поставщикам» распределяет документ «Возврат товаров поставщику» или «Расходный кассовый ордер» (привязывает к соотв. поступлению), в нем устанавливается признак обработки и этот документ больше не участвует в последующих распределениях. Можно сбросить этот признак и тогда документ снова попадет в распределение. Для этого надо нажать кнопку «Сбросить признак обработки» и затем выбрать документ «Возврат товаров поставщику» или «Расходный кассовый ордер».
Если задним числом исправляются суммы в документах поступление, возврат поставщику, банковская выписка, РКО по некоторому контрагенту, то необходимо для него вывести оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.01 или сделать акт сверки и сравнить полученную сумму с суммой задолженности, выдаваемой обработкой. При наличии расхождений, скорректировать сумму задолженности в соответствии с пунктом “Изменение задолженности” данной инструкции